毎日同じことを繰り返す、いわゆるルーティンワークを自動化することにより、時間を短縮したり、ケアレスミスを防ぐことができます。それにより、重要な作業に注力できるので、業務内容が底上げされたり、スタッフを減らすことも可能な場合もあります。

例１:リストされている何十件のFAX番号に毎日レポートを送信する

例２:複数の営業所から送られてくるEXCELのデータを集計する

例３:ウェブにアップするために、多数の写真のタテヨコのサイズを揃える

上記は一例ですが、業務の自動化は、多くのバリエーションがあります。

さらに例１の場合をもう少し考察してみると、そもそもFAXを送る必要があるのか、ということも考慮に入れることができます。つまり、レポートをPDFで作成し、メールで送信すれば済んでしまう、という場面もあります。

また、FAXは送信先でひと通りチェックしたのち、シュレッダー行きになっているというようなケースでは、FAXの電話代、インク／トナー代、紙代、シュレッダーの手間など、多くのムダが省かれることになります。

このような事案は、一般的に「ペーパーレス化」と言われており、上記の例１に限らず、ペーパーレス化により、業務の多くのムダが省かれる可能性があると思います。

業務の省力化には、いろんな角度からの考察が必要

業務の自動化は、どこまで自動化し、どこまで手作業でするかという切り分けが重要だと考えています。

いたずらに自動化を進めすぎるのではなく、使いやすいツールを組み合わせて使う方が、業務フローの変更に対応しやすいですし、ほかの用途に応用が効く可能性も出てきます。

業務フローを大きく変更することは、スタッフの抵抗感を伴うことも少なくありません。できるところから省力化してゆくことが肝心であると考えております。

こんなこと自動化できたらいいな、と思うようなことがあれば、お気軽にご相談ください。