オフィスのペーパーレス化は、エコロジー的観点だけではなく、テレワークともよくなじみます。
しかしながら、事業所の構成や人数、ワークフロー等によって、ソリューションの最適解はさまざまです。御社に合ったソリューションの提供をお手伝いさせてください。
ペーパーレスの事例をご紹介させていただきます。
ファイル共有
基本はファイル共有です。
EXCELやWord、その他各種データの置き場を、ファイルサーバにつくっておき、各スタッフのPCから共用して利用します。
資料を印刷して手渡ししたり、メールに添付して送ったり、USBメモリにコピーして受け渡しするのではなく、ファイルを共有して作成・参照する、という流れになります。
役職や、役割に応じて、参照可能／不可能を切り分けすることも可能です。
データのバックアップも、ファイルサーバ側でおこなえるため、スタッフ個人の負担が軽減されます。
FAX受信サーバ
FAXをサーバで受信し、PDF化したファイルを作成します。ファイルサーバと併用して使うため、社内のすべてのPC・タブレット・スマホから、FAXドキュメントを閲覧可能です。
またFAXを受信したときに、特定のメールアドレスに、FAXの着信をお知らせしたり、FAXドキュメントそのものをメールに添付して送信することも可能です。
VPN (バーチャル・プライベート・ネットワーク)
ファイル共有を使いたいけれど、事業所が複数あり、すべての事業所でファイルを共有したいということがあります。
通常は、ファイル共有は、同一の LAN内でおこなうものですが、遠隔地にある LAN同士を接続するには、VPN を使います。VPNは、インターネット上に、仮想通信路を構築します。通信路の中に、セキュアな通信路を作る、ということになります。
事業者間を専用線で結ばなくてもOKです。VPNのプロトコルが暗号化されているためです
テレワークでのファイル共有
テレワークの場合も、ファイル共有は便利です。しかし、上記の VPNを使うのは、規模が大きすぎて、コスト的に現実的ではありません。
必要なときにだけ、共有フォルダを使うことができるソリューションをご提供いたします。