システム設計
特定の目的を達成するために、それを実現するための方法は何通りも考えられます。
たとえば図のように、EXCELデータを加工して、ネットワーク上のシステムにアップロードする処理があったとします。
EXCELデータを、サーバの形式に合うように加工したあと、CSVファイル(漢字コードをサーバに合わせてUTF-8にして)に書き出して、FTPでアップロードするような作業だとします。
データ処理プログラムを、サーバ側でおこなうように改修します。
これにより、EXCELのマスターファイル(xlsxファイル)をサーバにアップロードするだけで、データ加工、変換などをしたデータがWebページに表示される、ということが可能になります。
これがもし、毎日おこなうようなことであれば、トータルでは大きな時間や工数を減らすことが可能ですし、オペレーションミスなども減らすことができます。
別のケースを考えてみます
各営業所からおくられてくるEXCELデータを、本社で集計して、データ加工、CSVに変換、Webにアップロードするような業務を、毎日おこなっているとします。
集計処理が定型処理である場合、集計作業を自動化してしまえば、もはや各営業所のデータを本社に集める必要がありません。
各営業所の担当者に、サーバに直接データをアップロードしてもらいます。
すべての営業所のデータが揃い次第、サーバのデータ処理プログラムが動作します。
この改修により、人の手による作業が著しく減ります。
社内データ処理も効率化できます。
上記の2つの例は、Webサーバがからんだケースですが、たんに社内でEXCELデータを集計するというケースでも、Windows上のシステムで、自動化することが可能である場合があります。
部分的にシステム化するよりも、業務全体を見渡して、大きな単位でシステム化すると、効率を大幅に上げることが可能になることが多いです。
FAXでの送受信がからむような業務の場合や、紙ベースの業務は、思いがけず大きな効率アップになることもありますので、いちど見直してみるのも良いと思います。お気軽にご相談ください
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